Microsoft Excel教程

Microsoft Excel是用于分析数据的出色工具。您可以从其他来源上传大量信息,但是如何格式化所有信息以帮助查看者理解数据呢?使用本教程来学习如何使用Microsoft Excel,然后查看页面底部的视频教程链接,以直观地了解其中一些工具的工作方式。

如何固定最近的文档

当您打开Excel时,您应该首先看到的是左侧面板上的最新项列表以及右侧的各种模板。重新打开一个最近的项目或固定一些内容,这样您就不会浪费时间来查找重要的文件。

要将项目固定到启动页面,请将鼠标悬停在项目名称上。一个小的图钉图标将出现在突出显示的项目的右侧–单击以将其固定。

用户界面

如果您了解如何使用Excel,则它的设置非常简单,并且您会发现它与Microsoft Office中的其他软件非常相似。打开工作簿时,工具的顶部栏称为功能区,功能区顶部的不同类别是标签。

您将最大程度地利用“主页”选项卡。功能区上的大多数工具组在右下角都有一个小箭头,您可以单击以扩展每个工具的自定义。

当您开始在电子表格上的单元格中键入时(一个单元格是列和行相交的框之一),它将在工作表上和电子表格顶部的公式栏中显示文本。您可以在这两个位置中的任何一个进行编辑。

如何重命名工作表

在一个新的工作簿中,第一张工作表的屏幕底部将带有一个标签“ Sheet 1”。通过单击工作表旁边的加号来添加新工作表,并通过双击工作表名称并键入一个新工作表来更改任何工作表的名称。

如何缩放

为了使工作表更易于查看,请在“视图”选项卡中更改放大倍数。单击“缩放”工具以获取缩放选项。您可以随时更改此设置。

另外,您可以使用屏幕右下角的滑块来调整缩放比例,这样可以节省一些时间。

如何在单元格之间移动

由于Excel中的工作簿在空白页上包含单元格而不是空白,因此键入时的移动与Microsoft Word有所不同。您可以使用箭头键移动或直接在单元格中单击。

这是您可以使用的其他键盘键:

TAB –向右移动一个单元格

SHIFT + TAB –向左移动一个单元格

ENTER –移至下一行的开头

SHIFT + ENTER –移至上一行中当前单元格正上方的单元格

如何加宽列或行

将鼠标移到光标在两列或两行之间的分隔线之一上的位置。单击并将该障碍线拖动到所需的宽度。另一个选择是双击该行以自动将单元格调整为其内容。您可以在此处看到光标看起来像两个相邻的箭头:

这样的任何调整都将使数据更易于读取。

如何在不删除的情况下更改单元格中的文本

当您直接在单元格中单击并开始键入时,该单元格内先前的文本将消失。为避免此删除问题并添加其他文本,请在键入之前双击单元格,或单击一次,然后在工作表上方的公式框中键入内容。

如何更改整个行

除了更改单元格中的格式外,您还可以更改整个行或列的格式。要更改字体或其他格式设置方面,请单击字母或数字以选择整行或整列。光标将变为箭头,表示您正在选择整行,然后将其突出显示为灰色。然后,您可以更改字体样式,大小,颜色,对齐方式等。

如何自动填充细胞

自动填充单元格是一种快捷方式,可以节省大量时间。使用“自动填充”功能的一种方法是键入星期几,然后单击并拖动角落以自动填充其余部分。

单击单元格内部,然后将右下角向下拖动到所需的距离。您还可以将自动填充功能用于数月,数字模式和其他从未更改的类似数据类型。自动填充功能可以在任何方向上使用。

您还可以添加自定义自动填充。

单击文件选项卡。转到选项。将弹出“ Excel选项”,然后您应该转到该框中的“高级”部分。在这里,您将向下滚动并单击“编辑自定义列表…”。在“列表条目”框中,输入名称列表或所需的任何类型的列表,然后按OK。否则,您可以从单元格中导入列表,在这种情况下,您可以单击“导入”,然后突出显示数据单元格并按Enter

如何添加边框

要在单元格周围添加边框,请选择要更改的单元格,然后单击“主页”选项卡的“字体”组中的“边框”按钮。它在字体大小框的正下方。您可以在单元外部,所有中间的障碍或仅一侧上添加边框。

自动换行工具

打包文本时,长行文本看起来最好,而不是遍历和更改几个列宽以使内容合适。在“开始”选项卡的“对齐”组中,使用“自动换行”按钮。首先,选择一个单元格,一系列单元格,一行或一列。在包装文字时,请在屏幕截图之前和之后查看这些内容。

合并和居中工具

对于标题,您将需要使用“合并和居中”工具来强调它。首先选择具有标题的单元格以及将保存调整后的标题的单元格。

要选择多个单元格,请从第一个单元格开始单击并拖动。不要单击该单元格,然后拖动角落,因为这将导致它在其他单元格中多次复制标题。而是单击并拖动一次,然后单击“合并和居中”按钮将其跨所有选定的单元格居中。

它看起来应该像这样:

如何插入行

要在现有数据行之间插入新行,请右键单击行号(您可以在工作表的左侧找到该行),然后从下拉菜单中选择插入。该操作将添加一个新的空白行,并将您选择的行向下推。

放入货币数据

将美元金额添加到电子表格时,可以使用一种方法来更改格式,以便Excel将其识别为货币并将其视为货币。在单元格中以常规数字输入金额,如果有的话,用小数点代表美分。然后,选择所有适当的单元格,然后在“主页”选项卡上的工具中单击美元符号。此工具更改数字格式。现在应该在上面说“会计”,而不是“一般”。如果单击显示“ Accounting”(会计)旁边的箭头,则会看到数字格式还有其他可用选项,例如Percentage。

将单元格更改为货币格式后,可以通过单击“增加小数”或“减少小数”工具来调整小数后的位数。尽管多余的小数位并不总是对货币有用,但是您也可以将功能用于百分比。

单击“主页”选项卡上“数字”组右下角的小箭头,以展开“单元格格式”工具以获取更多选项,并更好地显示小数位更改。

列印

垂直的虚线表示纸张的打印部分。调整列宽以帮助将所有数据移至此部分。要打印,请选择“文件”选项卡,然后选择“打印”。它将显示页面的预览。图纸上的障碍线不会显示在预览中;如果需要,您必须添加边框以创建分隔。

基本公式

Microsoft Excel中的公式是您输入的公式,用于基于单元格的数据自动进行计算。键入公式时,可以在选择正确的单元格的同时将其键入到单元格或上方的公式栏中。

对于基本数学方程式,请先输入等号,然后再键入方程式,以开始输入公式。一个示例是:= 2 * 2

输入公式,然后按Enter。它将显示方程式的答案,如下所示:

公式保留在单元格中,因此您需要通过在公式栏中键入来更改公式,从而在按ENTER时更改单元格中的答案。

使用公式的另一种方法是通过引用单元格,而不只是键入数字乘以数字。

例如,首先输入等号,然后使用鼠标单击要在公式中使用的单元格。这与复制单元格中的金额相同,但是现在,当您更改要引用的单元格中的值时,它将自动使用公式更新单元格并更改显示的答案。

键入要使用的数学符号,然后单击另一个单元格或键入数字-按ENTER

每个单元格都有一个名称,取决于其在工作表中的位置。单元格在公式中称为E3,因为它的位置在E列第3行中。此名称是单击公式中要引用的单元格时显示的名称。

如何复制公式

将公式输入到单元格中并按ENTER后,该公式仅适用于刚使用的单元格。通过单击右下角并将其向下拖动,可以将该公式快速复制到其下方的单元格中。公式将调整为新的单元格。

复制公式的另一种方法是复制和粘贴。

单击要复制的单元格,该单元格具有一个公式,例如SUM(您将在下面学习此公式)。然后,右键单击,按复制,单击下一个单元格,再次右键单击,然后选择粘贴。公式将复制并使用新的数字行进行新的计算。复制的原始单元格应在虚线的边缘移动;要取消选择该单元格,请按键盘上的ESC

如何冻结行

“冻结窗格”工具使您可以一次查看工作表的两个区域,无论它们通常相距多远。单击“视图”选项卡的“窗口”组中的“冻结窗格”工具以冻结窗格,第一行或第一列。现在,在工作表中滚动时,冻结区域将保留在原位。

功能:如何使用SUM查找总计

查找一组数字总数的最快方法是使用自动求和。“自动求和”工具位于“公式”选项卡或“主页”选项卡下。要使用它,请单击要在其中显示总计的单元格(与要添加的金额一致的最佳位置)。然后,点击自动求和以自动填写公式和总计。单击“自动求和”后,可以通过单击并拖动突出显示的单元格框来更改总计中使用的单元格的确切范围。按ENTER键。

函数:如何使用AVERAGE函数

在“公式”选项卡上的“自动求和”功能下,您将看到函数AVERAGE。在工作表中选择一个单元格,然后点击AVERAGE。然后,您可以单击并拖动以选择要平均的适当单元格,然后按Enter

现在,当您单击该单元格时,编辑栏将显示= AVERAGE,然后是对单元格的引用,例如(D3:D12)。

函数:如何使用ROUND函数

要查找舍入函数,请开始在单元格或编辑栏中键入内容。以等号=开头,然后键入“ round”,然后单击函数ROUND。它应该像这样出现:

现在,您已经有了ROUND函数,您将需要单击要舍入的值的单元格,然后用逗号分隔,键入所需小数点后的位数。点击ENTER。这是一个例子:

使用ROUNDUP向上入,使用ROUNDDOWN强制该函数向下舍入。

告诉我

大多数Microsoft软件都有一个“告诉我”框,您可以使用该框搜索工具。在Microsoft Excel中,“告诉我”搜索栏位于窗口顶部。开始输入内容进行搜索,然后从列表中选择。当您找不到工具或刚开始学习如何使用Excel时,它将提供帮助。

如何插入图表

突出显示一组用于图表的名称或单词。

按住CTRL键,然后选择要添加到图表中的其他数据。

单击“插入”选项卡上的“推荐图表”,然后选择一个图表。查看“所有图表”选项卡以查看更多选项。找到您想要的那个,然后点击确定按钮。

现在,该图表将直接插入工作表中。

排序和筛选工具

若要对从A到Z的一系列单元格快速排序,可以使用Excel“主页”选项卡上的“排序和筛选”按钮。突出显示要排序的单元格,然后按“排序和筛选”。

您还可以按其他方面自定义排序,例如单元格值。为此,请单击“排序和筛选”按钮,然后从下拉菜单中单击“自定义排序…”。确保先选择工作表上的单元格。在弹出的框中更改排序选项,然后按OK。

向自定义排序添加多个级别,以确保它按照您的需要对列表进行完全排序,特别是如果您希望它首先对一列进行排序,然后对某列进行排序,然后对其余列进行排序。要添加级别,请在打开“自定义排序”设置的同时按“添加级别”按钮。

在“排序和过滤器”按钮上,还有使用过滤器的选项。选择所需的一个或多个单元格,然后单击“筛选器”。这将向该单元格添加一个下拉菜单按钮。最好将其应用于标签之一,以便您可以使用下拉过滤器查看其下方列出的某些项目。

将过滤器应用于一组数字时,可以使用单元格上新下拉菜单中的“数字过滤器”。号码过滤器可以根据特定条件进行排序,例如大于特定数量或高于平均值。

自定义自动过滤器也很有用,您可以在“数字过滤器”按钮下找到它。

单元格引用

输入公式后,例如:= B1 * A1,按F4键使单元格引用成为绝对引用。

在此的示例A1引用更改为$ A $ 1。美元符号表示它是绝对的,在跨单元格复制公式时不会改变。

如果再按几次F4,它会更改单元格引用的哪一部分是绝对的-只是列,行还是两者都是。如果只有A列是绝对的,并且您复制了公式,则公式将保留在A列上,而不是像通常那样移动。

充分利用Excel的10个技巧

学习完所有这些技能后,请使用以下10个有用的技巧来帮助您充分利用Excel。Microsoft Excel可以为您节省大量项目时间,但前提是您知道其中一些技巧。

1.快速分析

当您突出显示一系列单元格时,将显示“快速分析”工具。这是突出显示区域右下方的一个小框。它具有许多快速使用的工具,当您将鼠标悬停在每个更改上时,可以查看每个更改的预览。快速分析提供的一些工具是条件格式,图表创建,自动总计计算,表格和迷你图。

当您使用快速分析时,它可以节省通过选项卡查找正确的工具进行此类重大更改所花费的时间。当然,要进行更多的自定义,您可能想采取更艰难的方法,但是快速分析可以加快速度。

2.筛选

筛选器是我们在本阅读中较早时讨论的内容,可以真正帮助您从大量数据中查找某些项目或项目组。我们曾经使用过“排序和筛选”按钮,但是可以改为使用“数据”选项卡上的“筛选”按钮。启用过滤器后,它会在数据的所有部分上添加带箭头的下拉菜单,可用于从特定类别或其他条件拉出列表项。

3.控制键

当您通常在Excel上的工作表中使用箭头键时,它们会将选择项移动到不同的单元格。但是,如果必须将箭头一直向下箭头到所需的正确单元格,则会浪费时间。若要更快地移动,请按住CTRL键,然后按箭头。现在,选择将快速跳过数据的各个部分。

4.在Excel中调整列宽

调整列的宽度时,可以在两列之间的障碍线上单击并拖动。但是,更快的方法是双击该行。该列中的单元格将自动调整以适合其内容。您可以对行执行相同的操作。

要一次调整所有列和行,请单击工作表左上角的箭头,以使所有内容都被选中,然后双击两列之间的同一位置。现在,一切都会自动调整,因此您不必手动更改工作表中每一列和每一行的宽度。

5.在Excel中快速填充和自动填充

制作列表时,Flash Fill是一项非常有用的功能。如果您以前在电子表格中键入过列表,则当您开始键入第一个单词时,它将向您显示一个建议,供您快速填充其余列表。按ENTER接受Flash Fill建议。

自动填充是使用单元格的右下角向下拖动列表时的情况。您可以使用数字或字母来执行此操作,即使您以异常数字模式的开头(例如每次递增5)开头也是如此。

6.绝对单元格引用

使用公式时,绝对单元格引用会将引用的单元格保留在适当的位置。意思是,当您在公式中使用两个单元格输入公式时,可以将其设为“绝对”,以确保将公式复制到多个单元格时该公式不会移动。您可以使单元格引用的一部分成为绝对引用,也可以使整个对象(行和列)成为绝对引用。在上面的“单元格引用”部分中了解有关此内容的更多信息。

7.在Microsoft Excel中转​​置表

在Excel中转​​置表格时,将反转行和列。要转置表格,请选择一个范围,在其上单击鼠标右键,然后单击“复制”。转到电子表格上的空白区域,然后单击鼠标右键。打特别粘贴。将出现一个选项框,您可以在其中单击“移调”框。单击确定,数据将在新单元格中翻转。

8.文本到列

当您要将列表复制到Excel中的电子表格时,可以执行此操作以确保列表中的所有元素都有指定的位置。

将您的列表粘贴到Excel中,突出显示它,然后单击“数据”选项卡下的“文本到列”按钮。

在出现的“将文本转换为列”向导中,确保选择了以下设置:分隔符,制表符,逗号(根据当前分隔列表的内容(逗号,分号或空格)选择此设置),常规。然后,完成。现在,列表中的项目应在工作表上具有位置。

9.插入屏幕截图

您可以使用“截屏”工具,而无需转到另一个窗口,而是点击键盘上的“打印”屏幕按钮,然后将其粘贴到Excel的工作表中。在“插入”选项卡上,找到“屏幕截图”按钮,然后选择要从中粘贴屏幕截图的窗口;它将自身粘贴到您的工作表中。

您也可以使用“屏幕截图”下的“屏幕剪辑”按钮来选择窗口截图的较小区域。单击屏幕剪辑,然后转到窗口并使用鼠标单击并在屏幕上拖动以进行屏幕截图。光标看起来像一个黑色的小十字。

10.显示公式

要更好地了解电子表格中当前使用的所有公式,请按Ctrl +〜。再按一次键可隐藏公式。

如何使用Vlookup

Vlookup是大多数人都不知道的Excel中的另一个出色工具。Vlookup通过允许您进行搜索来帮助处理大型数据集。

要设置Vlookup,您将需要在侧面的空白单元格中键入一个函数。键入= v并单击弹出的VLOOKUP函数。它将告诉您接下来必须键入的元素。

您将要添加一个查找值,您可以通过单击要用于执行Vlookup搜索的空白单元格来添加该值。然后,添加逗号并移至下一个元素。表格数组将成为Vlookup的选定范围。添加另一个逗号。列索引号指示Vlookup将搜索通过的列;确保计算所选范围内的列,而不是工作表中的完整表。

对于Vlookup函数中的最后一个元素,选择true或false。True为近似匹配,false为与搜索完全匹配。在函数末尾结束括号,然后按ENTER键。单元格将显示#N / A。在较早确定的查找值点中键入搜索后,将不会显示错误。

如果Vlookup函数让您感到困惑,请查看此视频教程中的直观示例:https://www.youtube.com/embed/Lw03WcG4mt4?feature=oembed

如何创建下拉列表

在Excel工作表中添加下拉列表将为您节省时间,您必须稍后在该行中填写工作表中的信息。

创建表的开始后,突出显示要具有下拉列表的单元格,然后单击“数据”选项卡上的“数据验证”按钮。将弹出一个窗口,显示数据验证,您将在允许下选择“列表”。然后,根据您希望下拉列表中的选项更改来源。

用逗号分隔“源”下的项目,如下所示:

一旦你点击OK,下拉菜单将可当你在细胞中的一个点击。

创建下拉列表的另一种方法:

遵循与上述相同的说明,但是当您看到“数据验证”选项框时,使用“源”旁边的箭头从电子表格的表格中选择单元格。如果您认为需要将更多选项添加到下拉列表中,则可以轻松地使用此方法,因为您可以将其添加到表中。

如何创建数据透视表

若要创建自定义数据透视表,请单击“插入”选项卡下的“数据透视表”按钮。您可以选择此处要用于表格的单元格范围,也可以在单击“数据透视表”按钮之前单击表格中的第一个数据单元格。

一旦出现“创建数据透视表”对话框,请确保“表/范围”正确无误,并根据需要调整其他设置。

按确定按钮。在窗口的右侧,将有一个“数据透视表字段”面板,可让您选择要使用的某些项目并将其移动到所需的位置。将字段拖到面板底部的四个方框中的任何一个周围,以将它们从“过滤器”移到“列”,再从“行移到值”。

若要快速查看基于数据透视表中数据的计算,请右键单击单元格值,然后转到“将值显示为”。在这里,您可以选择一个计算,例如总计总数的百分比,列总计的百分比,行总计的百分比,等等。

您还可以使用“推荐的数据透视表”按钮来快速了解您可能希望从表中看到的内容。

要基于数据透视表中的数据制作图表,可以使用“插入”选项卡下的数据透视图工具。该工具将显示您可以使用的所有图表。

如何使用3D公式

3D公式可节省大量时间,因为它们使您可以在Excel工作簿中的多个工作表之间快速求和。

设置3D公式之前,请确保所有工作表都具有相同的设置–单元格具有相似的位置,并且所有数据的相对数据都位于同一单元格中。

首先转到3D公式将要到达的工作表,然后单击适当的单元格。键入等号和SUM,如下所示:= SUM

现在,转到其他工作表之一并单击单元格。按住shift键并单击最后一个工作表名称。这样,所有工作表中的相同单元格就会显示在公式中,如下所示:

如何在Excel中制作折线图
选择要用于制作折线图的单元格。

如何在Excel中制作折线图
选择要用于制作折线图的单元格。

转到“插入”选项卡下的“图表”工具,然后通过“推荐图表”按钮选择折线图。
创建折线图后,请直接在图表上进行格式更改,然后将“图表元素”更改为最适合数据的形式。
要访问图表元素,请单击折线图右侧的绿色方框。

对于更复杂的数据,可以使用散点图。
选择数据后,在“推荐图表”旁边的“插入”选项卡中单击“散点图”工具。
该工具将为不同类型的散点图提供选项,并在将它们悬停在它们上方时显示每个散点图的预览。

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慕斯
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