Excel的使用简介

 Excel介绍

Excel是一个电子表格处理软件,可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算,进行数据的分析和预测,并且具有强大的制作图表的功能。

在“开始”菜单中选择“程序”,再选择“Microsoft Excel”,将进入Excel的界面。

在Excel中,一个文档文件(扩展名为xls)就是一个工作簿。Excel工作簿是计算和储存数据的文件,每一个工作簿都可以包含多张工作表,每个工作簿最多能包含255张工作表。默认情况下,新建文档中包含3张工作表,默认工作表名为“Sheetl”、“Sheet2”和“Sheet3”。工作簿中的每一张表格称为工作表,工作表包含排列成行和列的单元格。单元格是指表格中的一个格子。每张工作表最多能包含256 列、65536行。行以阿拉伯数字编号,列以英文字母编号(A、B、…、Z、AA、AB、…、IV等)。

图附录2-1 Excel界面

■文本的输入

1.在单元格中输入文字

在单元格中输入文字有两种方式,一是单击单元格直接输入;二是双击单元格,出现输入光标再输入。

图附录2-2在单元格中输入文字

2.在单元格中输入数据

在建立表格之前,头脑中应该有表格的大致模样,比如表头有什么内容,标题列是什么内容等,因此在用Excel建立一个表格的时候开始是建立一个表头,例如“高一(5)班学生情况表”,然后就是确定表的行标题和列标题的位置,最后才是填入表的数据。

首先输入表头:单击选中A1单元格,输入“高一 (5)班学生情况表”;

然后从第二行开始输入表的行和列的标题,例如“学号”、“姓名”、“性别”等;

然后再把不用计算的数据填充进去。

在输入数据时,经常会遇到一些有规律有周期的数据。这时我们可以应用Excel的特殊功能——自动填充功能。例如,在A4的单元格先输入一个学号为04-501,然后把鼠标放到单元格右下角的方块上,当鼠标变成一个黑色的“十”字时就按下左键向下拖动(见图附录2-3),直到一定的数目为止,学号会按照顺序自动填充。自动填充还有许多其他的用法,诸如日期、星期等。

图附录2-3在单元格中输入数据

■简单的计算功能

1.利用公式进行计算

例如求总分(见图附录2-4)。单击I3单元格,从键盘上输入一个“=”;单击C3单元格,编辑栏中就出现了“C3”;从键盘上输入一个“+”号,再单击D3单元格,从键盘上输入一个“+”号,依次操作至H3,单击“确定”按钮;在I3单元格中就出现了从C3单元格至H3单元格的数值的求和。选中I3单元格,利用自动填充功能,所有学生的总分都计算好了。

图附录2-4利用公式进行计算

2.利用函数进行计算

对于求总分,或者求学科的最高分、最低分和平均分等,可以利用函数公式来操作。如求总分(见图附录2-5),可单击I3单元格,点击工具栏上的粘贴函数按钮,出现“粘贴函数”对话框,选择求和(SUM)函数;点击“确定”;出现数值区域的对话框,用鼠标选中C3至H3的区域,在“Number1”栏中会自动填入 “C3:H3”,点击“确定”;则在I3单元格中显示总分的值。同样,可以利用MAX函数求最高分,用MIN函数求最低分,用AVERAGE函数求平均分等。

图附录2-5利用函数进行计算

■排序与筛选

1.数据的排序

排序有时也称之为分类,即按照某个字段的值的大小顺序重新排列数据列表中的记录。这个字段就称为关键字段或关键字。

例如,按“总分”降序排列(见图附录2-6)。选中表格区域A2:I12,单击菜单栏中“数据”,选取“排序”,在“排序”对话框中,在“主要关键字”下拉列表框中选“总分”和“递减”项。

图附录2-6数据的排序

在排序过程,如果关键字是数值,则按其值的大小排列;如果是英文、字符、标点等,则按ASCII码的次序排列;如果是汉字,则按国际码的次序排列;如果是日期,则按日期的先后进行排列。

在Excel中可以同时指定一个、二个或三个关键字排序,需要注意的是其他关键字的排序是以第一关键字为准,即第一关键字相同的情况,才考虑按照第二关键字进行排序。

2.数据的筛选

自动筛选

例如,筛选出所有男生中的团员(见图附录2-7)。

(1)选取表中的任一单元格,单击“数据”菜单,选择“筛选”,再选下级子菜单的“自动筛选”;

(2)单击“性别”字段标题旁的筛选箭头;选取“男”;

(3)单击“是否团员”宇段标题的箭头;选取“是”。

注意:筛选完成后,字段标题旁的箭头始终存在,但不会影响打印输出的效果。选中“全部”,数据恢复原样。

图附录2-7自动筛选

•自定义筛选

在筛选时,单击筛选按钮后选择“自定义”,能实现按给出的条件进行筛选。

例如,筛选所有在1988年8月31日以后出生的学生(见图附录2-8)。

单击“出生年月”字段标题的箭头,选择“自定义”,出现“自定义自动筛选方式”的对话框;

在“出生年月”下拉列表框中选择“大于”,再单击右边的箭头,选择“1988-8-31”。

图附录2-9自定义筛选

■设置表格格式

对于—张表格来说,它应该有字体属性设置、单元格及表格的边框线设置等格式设置。

1.标题的居中

选择A1:I1区域,在“格式”工具栏中选择“合并及居中”按钮。

图附录2-9标题的居中

2.单元格格式设置

单元格的格式设置包括对单元格字体格式、数字形式、边框底纹等的设置。进行单元格格式设置时,首先是选中要设置格式的单元格,然后在“格式”菜单中选择“单元格”,最后在出现的“单元格格式”对话框中选择相应的标签来设置不同的单元格格式(见图附录2-10)。

图附录2-9单元格格式的设置

■数据图表化

图表可以用来表现数据间的某种相对关系。运用Excel的图表制作可以生成多种类型的图表,下面以柱形图类型为例介绍其制作方法。

1.插入图表(见图附录2-11)

(1)先选中相关的数据区域[选取B2:B12,按住Ctrl键不放(不连续区域的选取),再选取I2:I12];

(2)单击“插入”工具栏中的“图表”;

(3)在“图表类型”对话框中选择图表的类型,例如选择“柱状图”,单击“下一步”;

(4)在“图表数据源”对话框中选择是根据第一行还是第一列生成图表的系列,单击“下—步”;

(5)在“图表选项”对话框中设置图表标题、数值轴标题、分类轴标题、有无图例等,单击“下一步”;

(6)在“图表位置”对话框中选择生成的图表是“作为新工作表插人”,还是是 “作为其中的对象插入”单击“完成”。

图附录2-11 插入图表

2.设置图表格式

在图表的制作过程中、制作完成后均有很多种修饰项目,可根据自己的爱好和需要,按照提示,选择满意的背景、色彩、子图表、宇体等修饰图表。

选中水平轴线(分类轴),按右键,选“坐标轴格式”;

     出现“坐标轴格式”对话框,可以对字体、刻度、数字、图案、对齐等内容进行设置或修饰(见图附录2-12)。

图附录2-12设置图表格式

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慕凡
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